По данным McKinsey Institute, среднестатистический работник 28% времени на работе тратит на получение и написание писем. Это действительно значительное количество.
Однако существуют способы, чтобы хоть немного облегчить себе жизнь в работе и кое-что подправить, в казалось бы простой операции, как обслуживание электронной почты.
Включите опцию «Отменить отправку»
Каждому случалось видеть опечатки сразу после нажатия на кнопку Отправить. Gmail позволяет нам выйти из передряги благодаря опции отменить отправку.
Эту возможность можно включить в настройках нашего аккаунта. Кстати, там мы можем определить время задержки, в течение которого можно «спасти» наше сообщение.
Автономный режим Gmail
Постоянная проверка почты отнимает у нас драгоценные минуты, особенно тогда, когда мы должны сосредоточиться на быстром выполнении задания. Однако, многое из необходимой информации, материалов или контактов хранится в нашем почтовом ящике.
Оказывается, что можно посещать «хранилище» без загрузки свежих писем. Gmail предлагает приложение «Offline», которое позволяет работать вне зоны действия сети, позволяя одновременно использовать сохраненную информацию.
Пауза в получении писем
Существует ещё другой метод отключения загрузки писем при включенном почтовом ящике. Называется Inbox Pause и позволяет нам временно прекратить получение новых сообщений.
После завершения требующих сосредоточенности заданий, нажмите кнопку Отменить паузу и Вы снова сможете «наслаждаться» новыми письмами.
Создание готовых ответов
Эту функцию особо оценит то, кто пользовался шаблонами сообщений в телефоне. Это может быть отличным способом сэкономить ваше время. Такую возможность дает нам и Gmail. Достаточно зайти в Настройки, потом в Лабораторию и включить опцию Шаблоны ответов (в самом конце списка экспериментальных функций).
Создание нескольких готовых ответов не займет у Вас много времени, но поможет сэкономить его в будущем. Особенно если Вы часто отправляете похожие ответы.
Информация о получателях
Отправляя сообщения «на лету» или когда e-mail очень важный, мы зачастую не обращаем внимания на то, что получатель может находиться на встрече или в самолете, и просто не может забрать почту.
Чтобы избежать этого, установите Sidekick, который соберет наши сообщения, ранжирует их надлежащим образом и будет держать нас в курсе о планах клиентов. Благодаря этому мы сможем вовремя отправить сообщение и значительно увеличить свои шансы на быстрый ответ.
Удаление из подписок
Те кто подписывается на дискуссии, обновления программ и т.д., знает сколько сообщений приходит и какой большой беспорядок они создают. С помощью Unroll.me мы за несколько минут избавимся от лишних подписок и приведём в порядок остальные.
Двухфакторная аутентификация
При использовании Gmail (и любой другой электронной почты), стоит позаботиться о безопасности хранящейся там информации, особенно, когда мы используем похожие (или даже одинаковые) пароли на разных сервисах.
Двухфакторная аутентификация создает два этапа, которые надо пройти, чтобы добраться до нашего почтового ящика (пароль + уникальный код высылаемый по SMS или в специальном приложении).
А Вы можете предложить какие-то способы ускорить работу с электронной почтой?
